問題解決手法の紹介と解決力をつける

四分円法

解説

四分円法は机周りの占領している書類・資料などの整理手法です。
机は本や資料の単なる置き場ではないでしょう。そこでは、仕事や事務処理を効率的に進めるための場所で あるはずです。しかし同時にそこには、大事な書類から、迷惑なダイレクトメールまで雑多なモノが集まって きます。こうした未整理の状態は私たちの仕事を妨げやる気を失わせてしまいます。本来の自分の能力が引き 出せなっているのです。
こうした未整理状態を解決するには、不要なものを捨てるなど整理をすれば良いということは自明なことです。 しかし山となった書類などを整理することは簡単ではありません。多くの人が、今日も山の書類から必要な ものを探すという非効率な努力をしていることでしょう。
この整理という問題を戦略的に解決できるのが「四分円法」です。
整理といっても戦略のない方法ではだめです。四分円法は4つに分けた スペースを使うことで、見事にこの 問題を解決してくれる手法になっています。
この方法はアイゼンハワー方式と呼ばれ、歴代のアメリカ大統領に受け継がれてきた方法です。

使い方・手順

  1. 何も載っていない机を四つのスペースに仕切る。
  2. 区切られたスペースに名前を付ける。
    名前は右奥から順番に次の4つです。
    @捨てるもの
    A人に任せるもの
    B重要なもの
    C特別な場所
    机上面の区分図
  3. 未整理物を向かって右奥から「時計回りに」該当スペースに分けてゆく 。
    ※分ける基準は次項によります。

四つのスペースの基準

《捨てるもの》

使う予定のないもの、古いもの、意味のないものなどです。持っていれば後で役に立ちそうなどと考えているものは多いでしょう。しかし、はっきりとした考えがないものは捨てるべきです。 ここに出来るだけ多く集まるようにしましょう。
(例) 古くなったパンフレット、新聞、カタログ、去年のカレンダー、使っていない品物の使用説明書、期限切れの保証書等々

《人に任せるもの》

人に任せられるものなのに、遠慮したり、後回しにしているものがあれば、躊躇せずに人に任せるましょう。 無用な遠慮よりは、指名して任せるほうが相手との信頼も深まるでしょう。
まずはこのスペースに入れて置き、整理が終わったら直ぐに、同僚、家族、アルバイトなどへ任せます。

《重要(急ぎ)なもの》

自分でやらなければならないものだけをここに置きます。前のスペースに該当できないかを吟味し、必要最小限にしましょう。そして優先順位も決めておくと良いでしょう。

《特別な場所》
    次の二つが対象です。
  1. 片づけながら処理できること。メール・電話で即刻処理して終わらせます。
  2. 他の区分に入らないものなどです。これらは保管が必要となります。区分け作業が終わったらファイルに収納します。

三つの原則

  1. 中間地帯を作らない
  2. 書類を手にしたら、その場ですぐ処理する
  3. 5、6番目の場所を作らない

最後に

  • 全ての片づけが終わったら、すがすがしい空間が広がっているのを感じる事ができるでしょう。
  • この作業のタイムサイクルはどの程度が良いでしょうか。一週間単位ではすべきでしょうね。既にこのような 問題を抱えていない方は、毎日実施しているのではないでしょうか。仕切りは頭の中に作って。
  • この内容は、「すべては単純に!でうまくいく」飛鳥新社 を参考にさせて頂きました。

(この項終わり)