「総務の仕事」管理システムの紹介

はじめに

総務の業務範囲はとても広く多岐に亘ります。一つの作業に専念できない状態が通常なので、仕事の 進捗管理は大変です。また、出来て当然の世界で見られていますから、うっかり予定を忘れてしまった ということは出来ません。
このような状況にある総務の仕事の管理ポイントは、何の作業をいつまでに仕上げるかを常にデータと して把握していることとなります。それには仕事のチェックリストを作成し月単位、年単位で完了チェ ックをすることが有効です。仕事(チェック)リストのデータベースを作ることになります。
この仕事リストのデータベース化は、チェックリストに留まらず、業務の品質管理にも機能拡大の期待 が持てます。

システム作成のポイント

  • 業務を作業単位に分けます。作業は作業名を付与してリストアップします。また業務には業務名を付与します。これによって作業は業務名でグループ化され、「業務名」と「作業名」の階層が出来上がります。
  • 作業の処理期間を年単位、月単位に分けます。年単位は1月〜12月、月単位は上・中・下旬に分けます。このくらいの視野が作業予定の見通しに良いでしょう。
  • 業務の担当者:主務者、副務者まで指定できれば、不慮の事態にも備えられます。
  • 作業・業務は新しく生まれたり、不要となるものも出てきます。これらの入れ替えを容易にすることも柔軟なシステムのポイントです。そして常に最新の状態を保つようにします。

導入のメリット

  • 仕事の予定が明瞭になり、忘れたことでの問題はなくなる。
  • 予定が見えないことによる不安感がなくなる。
  • 計画的に仕事ができる
  • 仕事予定表がすべて納まるので、分散したファイルを見る必要がない。

主な画面の紹介

メニュー画面

  • ここから必要な処理に進んでゆきます。
  • 「月次業務の消化管理」「年次業務の消化管理」「マスタ管理」「帳票印刷」の4つの処理に分かれます。
  • 例えば「月次業務の消化管理」は月初更新と消化記録が主な処理となります。

月次消化表リスト画面

  • 一ヶ月間の業務リストが表示されます。作業名と業務名が時期(作業時期)順に表示されます。当月に未消化の業務一覧です。作業を進めて「消化」欄にチェックすると、次に開いたときは表示から外れます。残っている業務だけが出るので未完作業がはっきりします

年次消化表リスト画面

  • 一年間の業務リストが表示されます。使い方は上と同じです。

業務リスト一覧画面

  • 登録済みの全ての作業が表示されます。「作業期間で抽出」を指定すると対象の期間の作業のみが表示できます。これを見て作業の不足、追加や削除の判断をします。

作業の追加画面

  • 新しい作業を追加するためのフォームです。

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