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第5節 テーブルの作成手順

ここで学ぶこと
@データベースとしてのテーブルの設計(項目、データ型を決める)
A設計したテーブルをアクセスで作成

第1項 テーブル作成の流れ

最初に、作ろうとするデータベースで扱う情報を、整理・区分して項目を決めます(例:氏名、読み、住所等)。 そして各項目の特性を見極めて規定します(データ型)。ここまでは、アクセスを使わずに作業します。
出来た項目リストを元にアクセスでテーブルを作成します。これが基本の流れです。

第2項 項目を決める

データベースで扱う項目を全てリストにします。
項目リストには項目ごとの特性(日本語を使うか、英数字のみか、もしくは択一であるか等について。また最大の文字数はどれ位か等) も把握します。これらの特性はデータ型を決める際に用います。
例として会員管理システムを考えてみます。すると次のような項目が出てきます。同時に項目の特性も規定しておきます。

(項目リスト)

第3項 データ型を決める

項目が決まったら、項目をフィールドとして設定します。ここでは項目名をそのままフィールド名にしましたが、管理しやすい ローマ字名にしてしまうことも良い方法です。
次に各フィールドについて、特性を参考にしながら「データ型」を決めます。 これをエクセルなどで表形式に作成しておき、テーブル作成の元資料とします。説明の欄は実務上は不要です。
なお「番号」フィールドは一つ一つのレコードを区分するために加えたものです。

第4項 アクセスでのテーブルの設計

先の項目リストをもとにアクセスのテーブルを作ります。
その手順は

  1. 「作成」リボンにある「テーブルデザイン」アイコンをクリック。
  2. 作成画面 仮名「テーブル1」が表示された

  3. テーブルに項目表を基に「フィールド名」「データ型」および「フィールドプロパティ」を設定してゆきます。
    各フィールドの「データ型」と主な「フィールドプロパティ」は次のようにしました。
  4. 出来上がったテーブル

    テキスト型には「短いテキスト」と「長いテキスト」の二つの型があります。255文字(漢字では127文字)以内なら「短いテキスト」を使います。

第5項 テーブルを保存します

  1. 「閉じる」ボタンをクリックすると保存を確認する次のダイアログボックスが表示されるので テーブル名を「T_名簿」とつけましょう。
  2. ナビゲーションウインドウにテーブル「T_名簿」が表示され保存登録されたことがわかる。

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